Projetizando a Vida

Infelizmente não sou Vidente, e como todo  Gerente de Projetos lamento profundamente isso, mas apesar disso, posso garantir que sei duas coisas  sobre o próximo projeto que vou assumir, embora não saiba qual será ele.

 E mais ainda, sei também duas coisas de Seu projeto atual e sobre seu próximo projeto, mesmo sem saber quais são eles, e nem mesmo sem saber quem é você… (e isso depois de dizer que não sou vidente!)

 Essas duas coisas são :

 1. O Escopo vai mudar

2. Alguma coisa vai dar errado…

 Pois é,  depois que parar de rir, pare e pense em todos os projetos que você já teve conhecimento, você vai ver que o escopo mudou, e alguma coisa deu errado.

 Chamo a isso de Verdades dos projetos, essas são duas verdades incontestáveis dos projetos, o Escopo muda, e algo dá errado …

 Mas se o escopo muda, porque que é que não acerta o escopo logo no início?  E porque não planeja melhor para evitar que as coisas dêem errado?

 A resposta é simples, é porque se você fizer isso vai gastar muito mais tempo no planejamento,  vai gastar muito mais esforço se precavendo contra problemas que não vão ocorrer, seu prazo e seu orçamento ficarão infinitamente maiores, e depois de tudo isso…

 Seu Escopo vai mudar mais uma vez, e alguma outra coisa vai dar errado…

 Afinal, essas são duas Verdades absolutas em Projetos.

 Quando falamos em Projetos estamos falando , por definição,  em algo que nunca foi feito antes,  pelo menos não EXATAMENTE daquela forma, afinal, “projetos são empreendimentos temporários que visam produzir um produto ÚNICO, a um custo pré-determinado”…

 São tantas variáveis envolvidas que é impossível controlar todas, por isso, algo vai dar errado, algum imprevisto vai forçar uma mudança de escopo, sem levar em conta o famoso Jaques… (já que esta fazendo isso…)

 Quando se fala em Projetos de TI então, temos um “complicômetro” a mais, é a nossa “matéria prima”…

 Se na engenharia a matéria prima é o cimento, o tijolo, o concreto, na Informática a “Matéria Prima” são as pessoas…

 Lidar com pessoas é uma das atividades mais difíceis de se aprender, ou você tem empatia ou não tem, ou o “santo bate” ou nada feito…

 Conheci um Gerente de Projetos, um dos Bons, que me dizia que o principal instrumento que ele usava era a Planilha de Riscos, pois com ela, ele conseguia controlar tudo, sem ela ele estava perdido…

 Um dia resolvi testar, e comecei a usar os meus “E SE…”

E SE o cliente mudar o escopo?

 Lá vai o Carlão, planilha de Risco, Item 5, Mudança de Escopo por parte do Cliente, Probabilidade Alta, Impacto Alto, Estratégia de Enfrentamento Triplo(Plano de aceitação ativa, Plano Mitigação e  Plano de Contingência): Plano de aceitação ativa- Incluir 5% de margem de segurança. Plano de Mitigação: Documentar Escopo Inicial e Negociações, Demonstrar alteração de Escopo ao Cliente e Renegociar.  Contingência: Estratégia de Compressão: FastTrack.

 E SE o programador fizer corpo mole?

 La vai o Carlão, Planilha de Risco, Item 9, Baixa Produtividade da Equipe pro Desmotivação…

 E assim por diante, peguei a Planilha de Risco dele e vi que tinha 95 riscos apontados, com as devidas estratégias de enfrentamento.

 Perguntei, quanto tempo ele “perdia” criando aquela planilha para cada projeto, ele respondeu: Perder? Nem um minuto… Investir? 1 dia…

 Antes que eu trucasse, ele falou, essa Planilha me acompanha há 10 anos, a cada projeto eu apenas ajusto as probabilidades e o impacto, eventualmente entra um ou outro, mas nunca sai nenhum, afinal, sempre tem escopo flexível, sempre tem custo apertado, cronograma inviável, profissionais insatisfeitos, etc., etc.

Projetos são empreendimentos únicos é  claro, mas o ser humano é sempre igual, e portanto, as empresas e o relacionamento entre elas são muito parecidos, assim como seus problemas, por isso, os riscos são sempre os mesmos, somente sua probabilidade e seu impacto é que mudam…

 E ele terminou com a frase sobre as verdades: Só sei duas coisas sobre meu próximo projeto: O Escopo vai Mudar e Alguma coisa vai dar errado. A única forma de conviver com isso é ter uma planilha de riscos muito bem montada.

 Logo depois dessa conversa montei a planilha do projeto que eu estava iniciando, apontei 22 riscos. Quando terminei o projeto ela tinha 35, Hoje ainda a carrego comigo, já tem 53.

 E Antes que alguém me peça a planilha, aviso que eu pedi a dele, e darei a mesma  resposta que ele me deu:  Mais importante que ter uma boa planilha de riscos, é construir uma planilha de riscos, construa a sua.

Voltarei a falar sobre Riscos em breve e criarei uma área de templates no Blog para deixar um modelo para quem quiser construir a sua, ok?

Alguns textos sobre riscos:

Por que ignoramos a gestão de riscos em nossos projetos? (GestaodeProjetos.net)

Analisando Riscos na Gerencia de Projetos (O Blog da Gerência de Projetos)

OBS: A Imagem acima é a capa do Livro Gerenciamento de Riscos em Projetos, da FGV, que recomendo a leitura e pdoe ser adquirido no Submarino, clicando aqui