Projetizando a Vida

Infelizmente não sou Vidente, e como todo  Gerente de Projetos lamento profundamente isso, mas apesar disso, posso garantir que sei duas coisas  sobre o próximo projeto que vou assumir, embora não saiba qual será ele.

 E mais ainda, sei também duas coisas de Seu projeto atual e sobre seu próximo projeto, mesmo sem saber quais são eles, e nem mesmo sem saber quem é você… (e isso depois de dizer que não sou vidente!)

 Essas duas coisas são :

 1. O Escopo vai mudar

2. Alguma coisa vai dar errado…

 Pois é,  depois que parar de rir, pare e pense em todos os projetos que você já teve conhecimento, você vai ver que o escopo mudou, e alguma coisa deu errado.

 Chamo a isso de Verdades dos projetos, essas são duas verdades incontestáveis dos projetos, o Escopo muda, e algo dá errado …

 Mas se o escopo muda, porque que é que não acerta o escopo logo no início?  E porque não planeja melhor para evitar que as coisas dêem errado?

 A resposta é simples, é porque se você fizer isso vai gastar muito mais tempo no planejamento,  vai gastar muito mais esforço se precavendo contra problemas que não vão ocorrer, seu prazo e seu orçamento ficarão infinitamente maiores, e depois de tudo isso…

 Seu Escopo vai mudar mais uma vez, e alguma outra coisa vai dar errado…

 Afinal, essas são duas Verdades absolutas em Projetos.

 Quando falamos em Projetos estamos falando , por definição,  em algo que nunca foi feito antes,  pelo menos não EXATAMENTE daquela forma, afinal, “projetos são empreendimentos temporários que visam produzir um produto ÚNICO, a um custo pré-determinado”…

 São tantas variáveis envolvidas que é impossível controlar todas, por isso, algo vai dar errado, algum imprevisto vai forçar uma mudança de escopo, sem levar em conta o famoso Jaques… (já que esta fazendo isso…)

 Quando se fala em Projetos de TI então, temos um “complicômetro” a mais, é a nossa “matéria prima”…

 Se na engenharia a matéria prima é o cimento, o tijolo, o concreto, na Informática a “Matéria Prima” são as pessoas…

 Lidar com pessoas é uma das atividades mais difíceis de se aprender, ou você tem empatia ou não tem, ou o “santo bate” ou nada feito…

 Conheci um Gerente de Projetos, um dos Bons, que me dizia que o principal instrumento que ele usava era a Planilha de Riscos, pois com ela, ele conseguia controlar tudo, sem ela ele estava perdido…

 Um dia resolvi testar, e comecei a usar os meus “E SE…”

E SE o cliente mudar o escopo?

 Lá vai o Carlão, planilha de Risco, Item 5, Mudança de Escopo por parte do Cliente, Probabilidade Alta, Impacto Alto, Estratégia de Enfrentamento Triplo(Plano de aceitação ativa, Plano Mitigação e  Plano de Contingência): Plano de aceitação ativa- Incluir 5% de margem de segurança. Plano de Mitigação: Documentar Escopo Inicial e Negociações, Demonstrar alteração de Escopo ao Cliente e Renegociar.  Contingência: Estratégia de Compressão: FastTrack.

 E SE o programador fizer corpo mole?

 La vai o Carlão, Planilha de Risco, Item 9, Baixa Produtividade da Equipe pro Desmotivação…

 E assim por diante, peguei a Planilha de Risco dele e vi que tinha 95 riscos apontados, com as devidas estratégias de enfrentamento.

 Perguntei, quanto tempo ele “perdia” criando aquela planilha para cada projeto, ele respondeu: Perder? Nem um minuto… Investir? 1 dia…

 Antes que eu trucasse, ele falou, essa Planilha me acompanha há 10 anos, a cada projeto eu apenas ajusto as probabilidades e o impacto, eventualmente entra um ou outro, mas nunca sai nenhum, afinal, sempre tem escopo flexível, sempre tem custo apertado, cronograma inviável, profissionais insatisfeitos, etc., etc.

Projetos são empreendimentos únicos é  claro, mas o ser humano é sempre igual, e portanto, as empresas e o relacionamento entre elas são muito parecidos, assim como seus problemas, por isso, os riscos são sempre os mesmos, somente sua probabilidade e seu impacto é que mudam…

 E ele terminou com a frase sobre as verdades: Só sei duas coisas sobre meu próximo projeto: O Escopo vai Mudar e Alguma coisa vai dar errado. A única forma de conviver com isso é ter uma planilha de riscos muito bem montada.

 Logo depois dessa conversa montei a planilha do projeto que eu estava iniciando, apontei 22 riscos. Quando terminei o projeto ela tinha 35, Hoje ainda a carrego comigo, já tem 53.

 E Antes que alguém me peça a planilha, aviso que eu pedi a dele, e darei a mesma  resposta que ele me deu:  Mais importante que ter uma boa planilha de riscos, é construir uma planilha de riscos, construa a sua.

Voltarei a falar sobre Riscos em breve e criarei uma área de templates no Blog para deixar um modelo para quem quiser construir a sua, ok?

Alguns textos sobre riscos:

Por que ignoramos a gestão de riscos em nossos projetos? (GestaodeProjetos.net)

Analisando Riscos na Gerencia de Projetos (O Blog da Gerência de Projetos)

OBS: A Imagem acima é a capa do Livro Gerenciamento de Riscos em Projetos, da FGV, que recomendo a leitura e pdoe ser adquirido no Submarino, clicando aqui

Quando se fala sobre Projetos, estamos falando de um empreendimento temporário, que visa a produção de um produto único.

Hora, se vamos Gerenciar um Projeto, o que vamos fazer?

Vamos controlar e qeuilibrar 3 grandes variáveis:

Escopo

São as exigências especificadas para o resultado fim, ou seja, o que se o produto a ser produzido. Isso deve ser extremamente bem detalhado, para evitar problemas, por exemplo, Produzir um Carro. Ele precisa ter carroceria, rodas, motor, acabamento. Apenas isso? Não, o motor tem infinitas peças, O Acabamento muito mais, e os itens de segurança, e… enfim, muita coisa.
E é preciso ter um cuidado de controlar os detalhes, principalmente quando várias pessoas estão trabalhando, tem muita gente que quer fazer “Melhor do que foi pedido”e isso pode (e normalmente é) um desastre.
Imagine o seguinte, o cara que vai fazer os faróis acha que ao invés de fazer o farol com determinado desenho pode fazer algo melhor, mais bonito, que aproveite melhor a luz, melhorando a segurança… O único problema é que não vai encaixar na carroceria, mas que ficou mais bonito ficou…
Parece piada, mas que já usou fábrica de software em projetos de TI sabe o que estou dizendo…

Tempo

Se o projeto é temporário, tem um tempo para ser executado e atrasar o projeto é algo normal,e muitas vezes o resultado é uma calamidade.
Um exemplo: Seu projeto é montar uma vitrine para uma loja de presentes par ao natal. Você monta uma vitrine fantástica, a melhor do mundo, ninguém vai olha r para ela e resistir a comprar o que está lá. Sucesso? Depende, se ficou pronta no dia 26/12…

Custo

Esse é um dos principais problemas do Gernete de Projeto, pois raramente temos condições de negociar muito isso, principalmente em emrpesas que vendem o projeto ao cliente sem consultar o Gerente de Projetos, ou quando somos contratados para tocar um projeto já iniciado…
Pior ainda só aqueles projetos em que dizem: RECURSOS ILIMITADOS, o que você precisar, você terá…
Sobre isso, si tenho uma coisa a dizer, uma dica infalível: É MENTIRA !

Vamos pensar em alaguem que tem recursos ilimitados, o melhor Gerente de Projetos que existe, com capacidade de fazer um projeto monstruoso gigantesco num tempo extremamente…
Sabem quem é esse Gerente? Não? Vou dar uma dica: O prazo eram 7 dias…

Provavelmente já sabe, mas vou pedir desculpas aos Ateus e aos Evolucionistas (eu sou evolucionista) e usar a teoria do Criacionismo para explicar.
Estou falando de Deus, onisciente, onipresente e onipotente (3 características que facilitariam muito a vida de um Gerente de projeto).
Em apenas 7 dias, na verdade 6, pois como o cronograma adiantou, ele descansou no sétimo (novamente mais um sonho dos Gerentes de Projeto).
Mesmo com todos os recursos, ele precisou improvisar (a mulher precisou ser feita de uma costela…).
E com todos esse poder, com todos esses recursos, ele não conseguiu convencer todo mundo, afinal, existem muitos Ateus e Agnósticos no mundo…

Obviamente você não é Deus (se for e estiver lendo meu blog, deixa um comentário e divulgue o blog em sua “esfera de influência, eu agradeço antecipadamente…), por isso, seus recursos são limitados sim, por maiores que eles sejam…

Alguns autores falam numa quarta variável A QUALIDADE.

Eu sigo alinha de que não existe uma variável qualidade, pois qualidade não é variável, é algo binário SIM ou NÃO: ou tem ou não tem.

QUALIDADE é atender as expectativas, e quais são as expectativas que um Geente de Projetos tem que atender?

Entregar o produto como foi solicitado(Escopo) no Prazo acordado(Tempo) com o Orçamento (Custo) previsto.

Ou seja: Qualidade é obrigação e não Variável.

Essas 3 variáveis formam o “Triangulo de Ferro”do Gerenciamento de Projetos, e cuidado, é IMPOSSÍVEL mexer em um dos lados do Triangulo sem mexer em PELO MENOS um dos outros dois, muitas vezes sem mexer NOS DOIS.

Um Exemplo:

Seu projeto é cavar um posso de 1 metro de diâmetro, 3 metros de profundidade em uma semana e tem 2 homens (custo = salário dos dois homens).

E Ai você tem as solicitações:

• 1. Dá pra fazer um poço de 6 metros? Dá sim, se eu tiver 2 semanas ou 4 homens.
• 2. Dá Pra fazer em meia semana? Dá, se eu tiver 4 homens ou fizer um poço de 1 metro e meio
• 3. Dá pra eu fazer com um homem só? Dá, se eu tiver 2 semanas ou fizer um poço de 1 metro e meio

Mas CUIDADO.

Essas alterações nem sempre são lineares, imaginem 4 homens trabalhando num buraco previsto para 2. Pode haver perda de produtividade, e ai, novamente, mexe nas variáveis.

Voltarei a falar do assunto num artigo sobre CRONOGRAMAS.

LEia mais no Blog Reflexões Digitais

Antes de começar a escrever, quero dizer que esse artigo é um pouco longo, e nem um pouco técnico, ele é escrito de forma leve (como pretendo fazer em todos os artigos), é voltado mais a quem não é Gerente de Projetos (por isso sua categoria é Introdução), outros temas surgirão, alguns nesse nível, outros mais aprofundados, dependendo do assunto…

Bom, mas deixa eu começar logo…

IMAGINE:

Uma praia paradisíaca, areia branca, gente bonita, eu sentado numa cadeira, óculos escuro, uma cervejinha ou um drink elaborado na mão, sem se preocupar com nada alem de curtir a vida…

Esse é o sonho de muita gente que conheço (e que não conheço também) mas afirmo sem medo: Para a grande maioria delas, arrisco a dizer que para quase a totalidade, isso continuará assim, não passará de um sonho…

Não passará de um sonho porque muita gente não faz nada par a que isso aconteça, diferente de alguns que transforma esse sonho num plano: vou comprar uma casa na praia!

E continuam não conseguindo …

Porque um plano não basta, porque não transformar isso num Projeto de Vida? Seja o Gerente de Projetos de sua vida e você aumentará e muito suas chances de conseguir isso…

É claro que como todo Projeto, existem restrições e riscos, e falaremos disso em artigos futuros deste blog, mas o foco desse primeiro artigo é: Como transformar um Sonho num Projeto de vida?

Primeiro leia bem a página: Gerenciamento de projetos, existe uma definição lá do que é projeto mas vamos definir aqui, de forma simples para ficar claro:

Projeto é um empreendimento TEMPORÁRIO que tem por objetivo produzir um PRODUTO ÚNICO, com um ORÇAMENTO previamente definido.

Olhando com calma essa definição vemos ai 3 variáveis que precisam ser controladas, para se atingir o objetivo do projeto: O ESCOPO(o produto desejado), o PRAZO (é temporário, ou seja, tem um tempo para esse esforço) e o CUSTO (orçamento).

Essas 3 variáveis tem que ser compatíveis para que você consiga êxito, em outras palavras, Não adianta fazer um Projeto para te ruma mansão no carie, em 1 ano, se você ganha salário mínimo…

Dizendo assim é bastante lógico, mas dentro da área de Informática(minha especialidade) já vi muita gente querendo fazer sistemas complexos, em pouco tempo e com pouco dinheiro, é a mesma coisa…

Mas voltemos ao nosso projeto, a primeira coisa é planejar, ou seja, definir as ações necessárias, suas dependências e a melhor seqüência para executá-las, e também é claro, um fluxo de desembolso de seu orçamento, falando em “projetes”, você precisa criar um cronograma.

Se o projeto for muito grande, demandar muito tempo, é complicado prever e controlar tudo que pode acontecer, por isso é aconselhável dividir esse projetão em pequenos projetinhos…

Voltando ao sonho lá de cima, vamos “definir melhor o escopo”, por exemplo

Uma casa no Nordeste, 3 quartos, a no máximo 100m da praia, tranqüilidade financeira, como gosto de trabalhar, um serviço que me permita desfrutar de tudo isso, sem muito stress…

Vamos estabelecer um prazo para isso, digamos 10 anos…

Bom, já temos um Plano, mas ainda não um Projeto de Vida…

Este blog tem por objetivo divulgar o Gerenciamento de projetos, esse sonho que neste artigo traduzi em Plano, mas ainda não em projeto será o ponto de união, usarei a Projetização desse plano para exemplificar tudo o que tenho a dizer…

Vou Começar esse blog com uma série de 5 artigos falando sobre os Grupos de Processo do PMBOK(iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento), pretendo colocar 2 artigos por semana (Gerente de Projeto adora um cronograma… *rs), talvez eu intercale com algum outro artigo, talvez não, vamos ver o retorno que tenho, via e-mail ou comentários…

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Bom Projeto a todos…