Projetizando a Vida

Todas as pessoas que se interessaram por Gerenciamento de Projetos já ouviu que entre 80 e 90% do tempo de um Gerente de Projetos é ” gasto”  como COMUNICAÇÃO.

O PMBOK em sua 4ª Edição(versão 2008) afirma, na página 338(versão em Português) que: ” A comunicação foi identificada como a maior razão de Sucesso ou Fracasso de um projeto.”

Apesar disso dentro da gigantesca bibliografia de gerenciamento de projeto é extremamente difícil encontrar bons livros falando sobre o assunto (confirmei isso recentemente, ao iniciar a orientação de uma aluna em seu TCC de Pós Graduação em Gestão de Projetos), mesmo o PMBOK, depois de afirmar a sua importância através da frase citada acima, dedica apenas 21 de suas 336 páginas ao Gerenciamento da Comunicação,  e vale ressaltar que isso significa um avanço em relação a versão 2003, que dedicava apenas 14 páginas…

O Grande problema que percebi em várias metodologias de desenvolvimento/gerenciamento com que trabalhei é que se confunde  documentação com comunicação.

Documentação é importante sim, para que todos saibam o que está acontecendo, para nivelar informações, para sinalizar o acompanhamento do projeto.

Dentro da área de conhecimento de Gerenciamento da Comunicação o PMBOK em sua  4ª Edição (2008) define 5 Processos:

1.       Identificar Partes Interessadas

2.       Planejar as Comunicações

3.       Reportar o Desempenho

4.       Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas

5.       Distribuir Informações

Em minha experiência de projetos, gerenciando e sendo gerenciado, pude perceber que os processos que recebem maior atenção são Reportar o Desempenho e Distribuir Informações, muito provavelmente porque esses elementos são, basicamente, processos de DOCUMENTAÇÃO.

Ouvi certa vez de um superintendente, em reunião para Gerentes de Projeto, a seguinte frase: ” Se falharmos na documentação do que ocorreu durante o projeto, ficamos sem defesa, nas mãos do cliente…”

Realmente isso é verdade, se não está documentado, não temos defesa, MAS…

Precisamos mesmo nos defender sempre?

Para mim essa metodologia devia se chamar COASS (Cover Our ASS!).

Essa frase parece afirmar que o projeto terá problemas, que o cliente ficará insatisfeito e que precisamos nos resguardar, fiquei com vontade de perguntar (mas não perguntei num de meus raros momentos de lucidez): Não seria melhor evitarmos q insatisfação do cliente? GERENCIARMOS SUAS EXPECTATIVAS, para que no final, pelo menos na maioria dos projetos, não ser necessária uma defesa?

Não estou dizendo que a documentação não é importante, apenas que existem outros processos tão (ou mais) importantes que a documentação.

O Grande problema é que documentar é fácil(chato e trabalhoso, mas fácil), basta ser metódico e organizado, atualizar um cronograma, escrever um report e disponibilizá-lo, fazer atas de reunião,  não existe um segredo para isso, um bom template e algumas explicações e qualquer Gerente Flanelinha (artigo O Gerente de Projetos e o Flanelinha) consegue realizar.

Já o Processo: GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS é muito mais complicado, afinal é preciso primeiro saber quem  são as PARTES INTERESSADAS? quais são suas expectativas?  Elas são viáveis? Estão dentro do Escopo do Projeto?

Note que o verbo empregado é GERENCIAR e não ATENDER e muito menos SUPERAR.

Gerenciar expectativas exige uma atitude muito difícil, é preciso SE RELACIONAR com a parte interessada, é preciso saber negociar, influenciar e, raras vezes, impor limites.

E SE, e sempre tem um ” e se…”, com tudo isso, o cliente ainda tiver uma expectativa inviável, seja em termos de prazo, em termos de custo ou de escopo?

Infelizmente essa situação é mais comum do que o desejado, o Gerente de Projetos é alocado pela Organização Executora, que vendeu a um Cliente um projeto inviável, ou o Cliente solicitou um produto e na verdade deseja outro…

Esse é um caso clássico de CONFLITO DE EXPECTATIVAS, e é exatamente nesse contexto que o Gerenciamento das Expectativas é fundamental, as partes precisam saber que as expectativas são incompatíveis, é preciso negociar, tentar influenciar ou até mesmo impor limites, claro que tudo isso precisa ser DOCUMENTADO, mas se as expectativas forem gerenciadas, a Documentação pode sim funcionar como defesa, mas pelo menos nenhuma das partes interessadas poderá dizer que foi uma surpresa.

É mais complicado que simplesmente documentar? Sim, muito mais complicado…

Talvez por isso Gerentes de Projeto ganhem mais que Documentadores…