Projetizando a Vida

Oi Pessoal,

A Partir  do dia 10/05/2010 estarei ministrando 0 curso de  Gerenciamento de Projetos com as práticas do PMBOK 2008 na Stefanini Training, que fica em São Paulo na Avenida Angélica.

É um curso para Gerentes de Projeto Iniciantes que queiram conhecer(Ou conhecer mais sobre) o PMBOK.

O Curso tem 32 horas e será ministrado as Segundas/Quartas e Sextas. O Investimento para esse custo está com valor bastente  interessante é de apenas  R$  702,00.

Mais Informações e Inscrições através do Site da Stefanini Training

Todas as pessoas que se interessaram por Gerenciamento de Projetos já ouviu que entre 80 e 90% do tempo de um Gerente de Projetos é ” gasto”  como COMUNICAÇÃO.

O PMBOK em sua 4ª Edição(versão 2008) afirma, na página 338(versão em Português) que: ” A comunicação foi identificada como a maior razão de Sucesso ou Fracasso de um projeto.”

Apesar disso dentro da gigantesca bibliografia de gerenciamento de projeto é extremamente difícil encontrar bons livros falando sobre o assunto (confirmei isso recentemente, ao iniciar a orientação de uma aluna em seu TCC de Pós Graduação em Gestão de Projetos), mesmo o PMBOK, depois de afirmar a sua importância através da frase citada acima, dedica apenas 21 de suas 336 páginas ao Gerenciamento da Comunicação,  e vale ressaltar que isso significa um avanço em relação a versão 2003, que dedicava apenas 14 páginas…

O Grande problema que percebi em várias metodologias de desenvolvimento/gerenciamento com que trabalhei é que se confunde  documentação com comunicação.

Documentação é importante sim, para que todos saibam o que está acontecendo, para nivelar informações, para sinalizar o acompanhamento do projeto.

Dentro da área de conhecimento de Gerenciamento da Comunicação o PMBOK em sua  4ª Edição (2008) define 5 Processos:

1.       Identificar Partes Interessadas

2.       Planejar as Comunicações

3.       Reportar o Desempenho

4.       Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas

5.       Distribuir Informações

Em minha experiência de projetos, gerenciando e sendo gerenciado, pude perceber que os processos que recebem maior atenção são Reportar o Desempenho e Distribuir Informações, muito provavelmente porque esses elementos são, basicamente, processos de DOCUMENTAÇÃO.

Ouvi certa vez de um superintendente, em reunião para Gerentes de Projeto, a seguinte frase: ” Se falharmos na documentação do que ocorreu durante o projeto, ficamos sem defesa, nas mãos do cliente…”

Realmente isso é verdade, se não está documentado, não temos defesa, MAS…

Precisamos mesmo nos defender sempre?

Para mim essa metodologia devia se chamar COASS (Cover Our ASS!).

Essa frase parece afirmar que o projeto terá problemas, que o cliente ficará insatisfeito e que precisamos nos resguardar, fiquei com vontade de perguntar (mas não perguntei num de meus raros momentos de lucidez): Não seria melhor evitarmos q insatisfação do cliente? GERENCIARMOS SUAS EXPECTATIVAS, para que no final, pelo menos na maioria dos projetos, não ser necessária uma defesa?

Não estou dizendo que a documentação não é importante, apenas que existem outros processos tão (ou mais) importantes que a documentação.

O Grande problema é que documentar é fácil(chato e trabalhoso, mas fácil), basta ser metódico e organizado, atualizar um cronograma, escrever um report e disponibilizá-lo, fazer atas de reunião,  não existe um segredo para isso, um bom template e algumas explicações e qualquer Gerente Flanelinha (artigo O Gerente de Projetos e o Flanelinha) consegue realizar.

Já o Processo: GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS é muito mais complicado, afinal é preciso primeiro saber quem  são as PARTES INTERESSADAS? quais são suas expectativas?  Elas são viáveis? Estão dentro do Escopo do Projeto?

Note que o verbo empregado é GERENCIAR e não ATENDER e muito menos SUPERAR.

Gerenciar expectativas exige uma atitude muito difícil, é preciso SE RELACIONAR com a parte interessada, é preciso saber negociar, influenciar e, raras vezes, impor limites.

E SE, e sempre tem um ” e se…”, com tudo isso, o cliente ainda tiver uma expectativa inviável, seja em termos de prazo, em termos de custo ou de escopo?

Infelizmente essa situação é mais comum do que o desejado, o Gerente de Projetos é alocado pela Organização Executora, que vendeu a um Cliente um projeto inviável, ou o Cliente solicitou um produto e na verdade deseja outro…

Esse é um caso clássico de CONFLITO DE EXPECTATIVAS, e é exatamente nesse contexto que o Gerenciamento das Expectativas é fundamental, as partes precisam saber que as expectativas são incompatíveis, é preciso negociar, tentar influenciar ou até mesmo impor limites, claro que tudo isso precisa ser DOCUMENTADO, mas se as expectativas forem gerenciadas, a Documentação pode sim funcionar como defesa, mas pelo menos nenhuma das partes interessadas poderá dizer que foi uma surpresa.

É mais complicado que simplesmente documentar? Sim, muito mais complicado…

Talvez por isso Gerentes de Projeto ganhem mais que Documentadores…

Pensando em projetos baseado nos relatórios de acompanhamento e no resultado final costumo afirmar que existem dois tipos de projetos:  os que dão certo  até dar errado e os que dão errado até  dar certo…

Quem não me conhece vai me achar pessimista, mas não é isso, essa é uma visão tremendamente otimista… *Rs

Todos que tem que já trabalharam em projetos sabem que o ambiente de projeto é um ambiente complexo, por mais simples que seja o projeto existem dezenas de variáveis para cada elemento, e fazer com que todas essas variáveis estejam sempre de acordo,  não é um trabalho simples…

Mas voltando ao meu primeiro parágrafo, vamos analisar o primeiro caso:

• 1. É aquele projeto onde tudo corre as mil maravilhas, mês a mês o percentual do projeto concluído evolui exatamente como o previsto, sem nenhuma ocorrência, nenhum dos riscos se confirma, não existe mudança de escopo, não existe atrasos em atividades intermediárias… O Mundo perfeito, até que o projeto chega nos seus 99% de conclusão…
  Nesse momento, alguma coisa acontece, talvez um encosto, inveja ou olho gordo de alguém, mas o projeto trava nesse 99%, e nada faz com que ele ande…
  Quando muito vai para 99,01, 99,02%…
  Então se descobre que o projeto não teve apoio do Sponsor, que o usuário mudou 5 vezes o escopo, que o fornecedor atrasou, que um dos profissionais alocados saiu da empresa e não foi possível substituí-lo, que alguém dimensionou errado, enfim, o projeto em que deu tudo certo, dá errado.
• 2. Vamos analisar o segundo tipo de projeto, já no primeiro relatório, o Gerente de Projetos aponta que o usuário quer mudar o escopo, atividades atrasam e ações precisam ser tomadas para recuperar o tempo perdido, o fornecedor atrasa, como demonstra os reports diários de atraso do GP. Os riscos ocorrem, surgem novos, novas ações de resposta aos riscos são definidas, enfim, nada dá certo, até que se aproxima a data de entrega do projeto e, MILAGROSAMENTE, o projeto acontece, e o projeto dá certo…

Sorte? Azar? Ou competência?

Costumo dizer que não sei qual será meu próximo projeto, mas sei de duas coisas: O Escopo vai mudar, e algo vai dar errado.

Isso não é pessimismo, não é fatalismo… Como dizia uma música dos anos 1970; ” Hope for the Best, but expecting dthe Worst…”  ( Esperando pelo melhor, mas se preparando para o Pior, numa tradução livre), esse deve sempre ser o comportamento do Gerente de Projeto, ao apontar desvios, que para muitos é um erro, ele força as ações que dirigem o projeto para o sucesso.

Já se nada é apontado, nada é feito, e no final…

Mas ai aparece aqueles que dizem, mas e se realmente nada acontecer e der certo no final?

Bom um projeto desses não precisaria de um Gerente de Projetos… E como não acredito em projetos sem Gerentes de Projeto, não consigo acreditar em projetos assim…

Este blog como a maioria dos meus, ou melhor, esqueça esse ” dos meus”, vamos começar de novo…

Este blog como a maioria dos projetos pessoais anda meio abandonado…

Não que eu tenha desistido dele, durante esse tempo vários temas surgiram em minha cabeça, cheguei  a  ”escrever”  mentalmente vários post, mas sempre aparecem outros projetos, ou PROJETOS DE OUTROS, que ganhavam prioridade, e o Projetizando a Vida fica para outra semana… E as semanas viram meses…

Esse final de semana fui abduzido…

Embarquei a, a contragosto, num projeto de outros,  num projeto de outros, mas que agora assumi como meu, um treinamento de vida …

Fui levar minha filha para um hotel em Atibaia, para um churrasco, quando chegamos na porta ela me disse: ” Você ta preparado?  Porque você vai fazer o treinamento…

Fiquei P…

Disse que ia embora, que ela não devia  ter assumido um compromisso por mim… Ela começou a chorar, e pra não causar problema, entrei…

Mas no decorrer do treinamento, pra falar a verdade quase no final, caiu a ficha, ou melhor, começou a cair a ficha e vi, é incrível, mas foi somente lá que vi, que meus projetos pessoais sempre ficavam de lado, como este blog, a despeito dos compromissos que assumi com os outros, como meus leitores…

Dessa vez tomei uma decisão importante, não me comprometerei com nenhum de vocês que me lêem a manter esse blog, esse compromisso estou fazendo agora COMIGO !

Farei pequenas alterações no seu Foco, continuarei sim a falar de Técnicas de Gerenciamento de Projetos para leigos e iniciantes, mas também falarei de Projetos Pessoais…

Pra hoje é só, que ainda  estou meio fora do ar, mas pra terminar quero deixar um recado para duas pessoas especiais, minhas filhas Carol e Isa: Obrigado pela Oportunidade, 1 2 33333  4 !

Ola pessoal…

Estou realmente sumido do Blog, estou com um desafio profissional importante, depois de 6 meses começo a ver os primeiros resultados, isso deve me dar em breve tempo para retornar ao blog, aguardem…

Mas enquanto isso continuo com meu foco em Divulgar a cultura do GP, estou ministrando um curso de Gerenciamento de Projeto segundo as Práticas do PMBOK 2008, pela Stefanini Training, empresa de treinamento do grupo Stefanini IT.

Esse treinamento de 32 horas é voltado para iniciantes e leigos, e apresenta de forma prática o PMBOK.

Ainda tem poucas vagas, quem se interessar pode pedir mais informações no site da Stefanini, é só clicar aqui…

IMPORTANTE: O curso é ministrado em 4 sábados e  começa em 28/11.